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人均每天800單的財務共享是怎么做到的?

產業對財務事業效率的要求越來越高,很多產業希望通過實施財務共享系統項目來提高財務處理作業效率,但是往往事與愿違。很多產業在上線財務共享系統后發現,作業人員每天僅能處理40-60張費用報銷單,這和預想中的人均800單相去甚遠!難道這又只是別人家的故事?

查找作業低效的原因

影響財務共享作業效率的因素很多,總結起來,大致有以下原因:

(1)作業人員操作不熟練

波多野结高清无码中文观看共享中心作業人員組成時間、專業差異、業務理解、制度理解、新人占比等各種因素都可能成為作業效率低的原因。例如共享中心成立初期,新招聘的應屆畢業生比較多,需要一段時間的培訓適應后才能上崗,但是理論與實操差異比較懸殊,當接收到一筆派單后,腦海中對該筆業務的理解、判斷、取得附件等因素無法迅速甄別出來,需要反復識別,勢必導致作業效率降低。

(2)作業人員對經濟事項不了解

波多野结高清无码中文观看當接收到一筆派單后,需要根據摘要描述、附件等信息迅速判斷出該筆經濟事項反映的業務。共享中心作業人員基本上通過社會招聘或校園招聘渠道進入,不具備行業與基層實踐經驗,入職后雖然對產業政策、制度、核算要求、預算要求、附件要求等進行過細致學習與測試演練,但是當直面來自全國或世界各地的實際業務時仍無法快速切換到實際業務場景中去,需要一段實踐適應過程。

2012年,某產業成立財務共享之初,集中作業人員85%來自校招,僅限于理論層面的賬務處理水平,到實際事業環境后很難適用,幾乎無法面對實際業務,在半年多的時間內不得不請基層財務人員借調共享中心處理業務并師傅帶徒弟式地教學、培養。

(3)系統作業界面反應慢、操作繁

經常碰到沒有經驗的需求方或實施商,在研發設計之初沒有關注系統展示、運行、操作問題,上線后才發現:

波多野结高清无码中文观看(4)作業標準不統一、不全面

實施財務共享后的作業標準化問題一直困擾著各類財務專家。《會計原理》要求會計記賬要真實反映產業經營情況,但在實操中碰到難題,例如辦公室統一購買瓶裝礦泉水應該如何記賬呢?根據真實情況記賬呀!好,問題來了:招待來訪顧客喝了,應計招待費;開會喝了,應計會議費;給車水箱加水了,應計車船使用費。林林總總,如果作業標準沒有詳實描述這些場景,在集中作業環節就會出現拿捏不準的情形。

找到提高效率的方法

那么,如果提高共享中心作業效率呢?當前財務共享關于提高效率的概念和方法都比較多,主要有以下幾種:

波多野结高清无码中文观看第一種是財務眾包。可以理解為將現有業務場景進行“碎片化”處理,然后發布到外網上由注冊會員進行處理的方式。其實財務眾包并不是解決效率的科學方法,而是解決財務共享中心人力不足的方法,每年年終或業務密集的月份會出現費用報銷單量急劇上升的現象,而財務共享中心不會存儲財務人員應對大單量月份,就有人想出用眾包方式緩解中心作業壓力的方法;

波多野结高清无码中文观看第二種是財務RPA。隨著近幾年財務機器人熱度的持續升溫,就有人想到用財務機器人替代財務共享集中作業人員的辦法提高作業效率,這種方法好是好,但是對前端填單人員的標準化要求極高,可以想象財務機器人判斷的依據是根據“定義好”的概念進行比較,哪怕智能機器人也是需要長期學習積累后才能“才智超群”,因此機器人的效率提升需要大量樣板與時間積累才能得以實現。

第三種提升熟練度。財務共享中心非常看中作業人員的熟練度,認為熟練程度是制約效率提升的關鍵要素。其實這種認知在短期內效果比較明顯,長遠而言就不現實了。原因是人的效率是有峰值的,當效率由40-60單/日提升到100-150單/日可以比較容易實現,再加班達到200單/日以上也是可能的,如果想提升到300單/日以上的可能性就基本實現不了,就像世界頂級百米運動員想提升1秒都會非常困難。

還能提高得更快嗎?

用什么方法才能讓系統效率提升20倍或更高呢?其實,可以從系統對接、優化、互聯三個方面入手:

(1)去“財務化”實現自動制證

波多野结高清无码中文观看共享作業中心憑證處理的繁簡程度大體分為三種情況:一是極簡單據(4行以內,例如差旅費、招待費等)、二是一般單據(人工判斷,10行以內,一般的費用報銷)、三是復雜單據(多借多貸、10行以上,例如折舊、工資、稅金等)。其中極簡單據(30%左右)與一般單據(40%左右)發生的頻率比較高,與日常經營緊密相關,業務場景相對復雜,不適合通過系統優化處理;而復雜單據(30%左右)發生的頻次不高,業務場景相對比較固定,通過對相關系統進行優化并對接財務系統實現會計憑證的自動處理,能夠最大限度緩解作業線壓力并提高作業效率。

(2)煉“智慧化”提升系統反應效率

波多野结高清无码中文观看系統優化滿足一般單據處理的要求。從派工環節開始優化派工展示界面,實現自動分屏打開、操作界面“非審閱”信息的屏蔽、留給“必審信息”足夠大展示空間、審核影像單據采用上下拖拽(鼠標點到處支持自動放大)方式查看等等一系列優化手段,實現打開單據系統響應小于2秒/展開頁面、展開界面次數控制在3個界面內、處理完畢自動關閉該單據所有展開界面,系統效率顯著提升。

(3)拓“批量化”實現一次性處理

將日常頻發的業務(如差旅費、招待費、會議費、辦公用品、IT用品等)通過對接外部互聯網合作平臺,進行業務對接、交易對接、信息對接,根據合作協定實現各類業務月度一次性處理要求,滿足提高共享作業效率的要求。

舉個例子:以某金融產業為例

該產業月度單據量20000份,其中極簡單據6000份、一般單據8000份、復雜單據6000份,讓我們計算一下系統優化前后的作業效率對比:

1、系統優化前,操作界面開關一單耗時50—80秒,處理單據平均為5-7分鐘/單,每天(按6小時計算)處理50-70單左右,月度總耗時400—286人日,理論上需常備20—15人力;

2、系統優化后,需要人工參與的作業單據下降至10000份(另外10000份實現自動化與批量處理),操作界面開關效率改善(一單系統耗時6秒)、操作界面簡潔,審核單據一目了然,實現處理單據20秒-30秒/單的效率,每天(按6小時計算)可以處理720--1080單左右,作業效率提高10倍以上,月度總耗時14—9人日,理論上需常備1人力即可;

波多野结高清无码中文观看總之,實施財務共享的產業期望值越來越集中在風險、效率、成本、標準化、服務等指標的改善方面,但核心目標還是要解決如何顯著降低綜合成本問題。產業采購系統的目的之一就是為了提升作業效率,因此不會將練“作業內功”作為長期發展趨向,恰恰這一點將寄希望于軟件提供商的協同推進,元年科技未雨綢繆,在業務中臺實施中已經關注此優化方向,期待稱心如意的產品盡快面世、力拔頭籌。

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